Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

En dansk guru och en svensk doktorand ger:
Tips och idéer för användbara intranät?

Erfarenheter från verksamheter utanför skolans värld är viktiga att ta del av då skolor utformar sina informations- och kommunikationssystem.
Även om varje organisation är unik och har speciella behov finns det frågor och funktioner som är generella.

Med stöd av intranät vill vi förenkla och förbättra våra möjligheter att informera, kommunicera, interagera, lösa problem och dela på erfarenheter. Intranät kan vara ett stöd för hela organisationens arbete.

I skolans värld kan användaren vara allt från en sexåring till en sextiofemåring och kan ha rollen som elev, lärare, skolledare, vaktmästare eller städpersonal. Då krävs det att skolintranät är enkla att använda, att informationen i dem är värdefull och användbar samt tillför pedagogisk och organisatorisk nytta.

inga bilder
Jakob Nielsen är specialist på ”usability” – användbarhet – och har vetenskapligt studerat hur vi navigerar och läser på webben. Nilsen förespråkar enkelhet och använder själv inga bilder på sina webbsidor eftersom de gör att sidor tar längre tid att ladda ner.

Texter är den viktigaste delen av webben och det tar 25 procent längre tid att läsa en text på bildskärmen jämfört med på papper, menar Nielsen. Folk skummar igenom text på webben. Därför måste vi underlätta skumläsning med korta meningar, markerade nyckelord, punktlistor och koncisa rubriker, anser han.

från lekplats till enhetlighet
Jakob Nielsens minimalistiska grundkoncept omfattas inte av alla, men det är intressant att ta del av hans idéer och kunskaper. I den rapport där Nielsens företag Nielsen Norman Group (NNG) skildrar tio organisationers prisbelönta intranät finns också en genomgång av trenderna inom området.

NNG menar att under 1990-talet var intranät hos företag och organisationer till stor del en lekplats som det satsades alldeles för lite resurser på. De flesta intranät saknade designstandarder för gräänssnitt, enhetlig informationsarkitektur, stöd för kommunikation, samarbete och andra aktiviteter.

På senare år har det skett en förändring och NNG har vid studierna av intranät under 2001 sett följande trender

förenkling och standardisering
Bra intranätsprojekt fokuserar på förenkling och att skapa enhetlig navigering och användargränssnitt för alla avdelningar inom en organisation.

Undersökningen från NNG visar att designers har tagit bort formulär som tidigare intranätsversioner var krångliga och ställde till problem. Sökfunktionerna har förenklats och funktioner som ett fåtal använder har tagits bort eller flyttats till sekundära sidor. Designers har också tonat ner grafiken på sidorna och jobbat för att få en känsla en ren design.

verktyg för samarbete och kommunikation
Numera betonas intranät som ett samarbetsverktyg som underlättar för anställda att utbyta information med stöd av diskussionsforum och liknande verktyg.

I många intranät uppmuntras anställda och avdelningar att själva lägga ut nyheter och annan intressant information till olika grupper. En av nyckelfaktorerna för att underlätta för alla anställda att bidra med innehåll till intranätet är använda ett bra ”content management system” (CMS).

Det innebär att istället för att alla ska designa sina egna webbsidor sköter ett CMS-system detta och användarna kan fokusera sig på innehållet i det de vill förmedla. För att underlätta är systemen byggda enhetligt med ett enkelt gränssnitt för att minimera förvirring och behov av stora utbildningssatsningar för att lära de anställda att använda ett intranät. En grund i många CMS-system är standardiserade mallar för publicerng där det som publiceras hamnar på fördefinierade platser i intranätet.

NNG-gruppens undersökningar visar att det lönar sig för organisationer att satsa på att förbättra användbarheten i intranäten. I genomsnitt ökade användandet med 98 procent efter det att man designat om intranätet för att göra dem mer användbara. Författarna till rapporten anser att organisationer kan fördubbla nyttan av sina intranätsinvesteringar om de spenderar en liten summa av pengarna på att förbättra användbarheten.

tips och idéer från Luleå
Andreas Larsson är en av de doktorander som utvecklat det prisbelönta intranätet vid avdelningen för datorstödd maskinkonstruktion vid Luleå Tekniska Universitet. Här ger han några tips om vad som kan vara viktigt att tänka på för när man utvecklar intranät.

• Funktionalitet före ”häftighet”
• Lägg inte upp all information för sakens skull, utan endast det som är viktigt och verkligen behövs
• Utvecklare är inga användarsubstitut. Det som utvecklaren tycker är bra design fungerar inte alltid för användaren.
• Användarna vet inte alltid vad de vill ha. Dels är de inte alltid medvetna om hur de egentligen utför sitt arbete, dels vet de inte alltid vad som är möjligt att göra så de låser fast sig i sina gamla uppfattningar om hur intranätsystem ser ut.
• Fråga inte bara användarna, de vet inte alltid. Studera deras dagliga användande i den kontext som systemet ska användas i. Videofilma, anteckna, diskutera och analysera.
• Involvera användarna tidigt! Arrangera till exempel workshops där utvecklare och olika typer av användare gemensamt brainstormar, klipper och klistrar, och gör egna prototyper som fokuserar på användarbehov, inte på tekniken.
• Repetera och förbättra! Det som verkar bra och rätt från början kan ofta vara byggt på förutfattade meningar och okunskap om användarnas verkliga behov. Ju mer ni lär er och jobbar tillsammans, desto fler funktioner behöver ni finjustera, ta bort, eller lägga till.

Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

artikel.länkar
Intranet design annual – 10 bests intranets of 2001, pris 54$
www.nngroup.com/reports/intranet/2001/

Nielsen Norman Group:
www.nngroup.com

Useit.com: Jakob Nielsens hemsida:
www.useit.com

Luleå Tekniska Universitet:
www.luth.se