Kronoberg: IT-strategi

Kulturkrock mellan IT-avdelning och utbildningsförvaltning

”De pratar ju aldrig så man förstår!”
”Vi finns ju till för verksamheten, det är verksamheten som inte vet vad de vill ha…”

Känner du igen dig? IT-avdelningar och utbildningsförvaltningar har ibland svårt att förstå varandras behov. I Alvesta har man arbetat för att öka förståelsen för varandras verksamheter. Arbetet har både gett resultat och sparat pengar.

– I hela processen har det varit väldigt lite motstånd och gnäll. Jag är påläst, vet vad jag vill och människor lyssnar på bra argument, säger Carolina Sanderberg, IT-strateg på utbildningsförvaltningen i Alvesta sedan 1,5 år tillbaka.

– Det var vilda västern innan. Folk blev bara glada när någon sa hur det skulle vara, säger Per Gustavsson, som arbetar med IT-stöd på utbildningsförvaltningen.

Per Gustavsson, IT-stödjare i Alvesta och en av ”Årets nätspridare 2016”, var tidigare SO-lärare på Hagaskolan i Alvesta och ansvarig för kommunens pilotprojekt med Chromebooks. En sjua fick byta ut sina pc-datorer under en testperiod. Utvärderingen visade att bytet gick bra.

Det första uppdraget för Carolina Sanderberg var att skriva en IT-strategi. Då hade kommunen tidigare gjort satsningar på en dator till varje elev i åk 7-9, arbetat med Google Apps for Education sedan 2011, personaldatorer och en Ipad-pilot. Men fortfarande var administrationen till stor del manuell och det var stor skillnad på hur skolorna arbetade med IT. Att arbeta med IT var helt enkelt fritt valt arbete.

För att lyckas med en kommunal IT-strategi för skolan måste man inse att IT-avdelning och utbildningsförvaltning har olika kulturer. Börja samarbeta och sätt gemensamma mål, menar Carolina Sandeberg, it-strateg i Alvesta. Andra viktiga faktorer är att tänka från grunden så att man inte missar viktiga mål och krav och inse att den politiska nivån är viktig. Läs på och slipa dina argument och be om hjälp, både av andra som har gått före och konsulter, är Carolinas uppmaning. Foto: Åsa Karlsson.

I IT-strategin såg Carolina över de formella kraven, nuläget, ekonomin och gjorde en behovsanalys.

– Det är viktigt att vi uppfyller de formella kraven i undervisningen. Vi ska bedriva skola på vetenskaplig och laglig grund samt fostra in eleverna i att agera efter värdegrunden. Detta ska avgöra vilka tjänster, vilken utrustning och utbildning vi väljer. Målet måste vara en likvärdig skola.

För att få en samsyn kring hur man ville arbeta och vad som var målet engagerades kommunens pedagoger med IT-ansvar.

– Vi kom fram till att alla pedagoger ska ha tillgång till pedagogiska arbetsverktyg och att vi ska skapa en enhetlig digital lärmiljö. Behoven blev sedan till åtgärder och en IT-plan för förverkligande, säger Carolina.

Olika kulturer
För att få tyngd bakom arbetet och få igång ett pilotprojekt gick Carolina Sandberg till utbildningsnämnden.

– Vi behövde ha ett beslut på vad bas/miniminivån skulle vara och få deras godkännande för att starta ett pilotprojekt. Jag såg Google och Chromebooks som det bästa alternativet med de förutsättningar Alvesta hade. Man måste titta på verksamhetens behov och låta det avgöra vilka satsningar man gör. Ger man inte lärarna det de behöver kommer de att ordna det i alla fall – men kanske på ett sätt som inte är korrekt säkerhetsmässigt eller administrativt, säger Carolina Sanderberg.

IT-avdelningarna och utbildningsförvaltningarna har många gånger olika kulturer. Utbildningsförvaltningen är ofta den största förvaltningen sett till antal enheter och användare med stora behov av IT. Men kommunernas IT-miljö och support är ofta uppbyggd efter kontorsmiljö.

– Skolans miljö ser helt annorlunda ut. För lärarna är tiden det allra viktigaste när man ska använda IT i undervisningen. Tar det lite för lång tid att komma igång så tappar du eleverna.

Framgångsfaktorn är att medvetet arbeta för att få förståelse för varandras verksamhet, bygga respekt, kunskap och kommunicera.

– Det räcker inte att ha ett möte då och då. Man måste ha gemensamma processer, arbetsdokument, träffas, fika och lära känna varandra.

Google och säkerheten
Men att byta till Chromebooks var inget lätt beslut.

– IT-avdelningar älskar ofta Microsoft och har ett högt säkerhetstänk vilket innebär att man ibland inte har så stor kunskap eller förtroende för andra miljöer. Tyvärr är det ofta ett vi-och-dom-tänk mellan IT-avdelningar och utbildningsförvaltningar i kommunerna trots att man tillhör samma organisation, säger Carolina.

Utbildningsnämnden i Alvesta valde att starta ett projekt med Chromebooks där båda avdelningarna var involverade. Om IT-avdelningen skulle hitta tekniska hinder så hade de rätt att säga nej till vidare arbete. I projektet gjordes en riskoch sårbarhetsanalys där hela IT-avdelningen var med och diskuterade möjligheter och risker. Projektet blev lyckat och resultatet är nu att man har byggt upp två parallella miljöer: utbildningsförvaltningens pedagoger jobbar i Googles miljö och resten av kommunen kommer att jobba i Microsoft Office 365.

– Pengarna har bara runnit genom många kommuner för att betala för hårdvaran som inte varit anpassad för skolmiljö. När vi byter datorer från pc till Chromebooks sparar vi 52 procent i kostnad för inköp, underhåll och support. Vi skrotade ryggsäckarna, införde vadderade fodral och krävde att eleverna alltid skulle ha fodralet på. De elever som inte hade det blev av med sina datorer. Vi har än så länge inte haft en enda chassiskada på någon Chromebook. 97 procent av våra skade- eller garantiärenden gäller de pc-datorer som finns kvar.

Kompetensutveckling och stöd
I arbetet har kommunen tagit hjälp av externa konsulter när det har behövts.

– Vi har behövt Google-specialister som har varit kunniga om skolans verksamhet. Vi har anlitat bra personer som har varit öppna med de fördelar och nackdelar som finns. I samarbetena har vi passat på att tanka konsulterna på kunskap och kompetensutveckla oss så att vi kan arbeta vidare själva.

Alvesta har genomfört en övergripande utbildningsinsats där alla lärare gått utbildningspass i Googles School for Educationmiljö, men fler insatser behövs, bland annat kommer några lärare att certifieras i Google. Stödorganisationen har också förändrats.

– Vi har möblerat om, flyttat pengar, ansvar och skapat en central IT-stödjarorganisation på fem anställda med olika arbetsuppgifter. För att få det att fungera i ett inledningsskede har också jag stöttat upp som IT-stödjare på en skola två halvdagar i veckan. Det är väldigt bra för att få förståelse, insyn och se behoven.

IT-stödjare delar ut datorer, ger elevsupport, är ute i klass och håller lektioner eller handleder pedagoger som elever. De har en plan för vad som ska göras och finns med i klassrummet när det behövs.

Nästa utbildningssatsning handlar om den nya lärplattformen Schoolsoft.

– Det känns positivt, det finns ett sug efter en lärplattform för all pedagogisk dokumentation. Hanteringen av det befintliga skoladministrativa systemet har inte heller fungerat som önskat, med felaktig statistik och inga fasta rutiner för uppdatering. Målet är att vi ska ha en kompetent och modern systempark med så få separata system som möjligt som också är kompatibla med varandra, säger Carolina.

Statistiken är verksamhetskritisk. Om den inte är korrekt får man inte underlag att göra rätt prioriteringar och kan inte heller göra jämförelser med andra kommuner.

Erfarenhetsutbyte och framtid
Kunskapen som Carolina Sanderberg har samlat på sig har hon delat med sig av till flera andra kommuner som har liknande utmaningar.

– Alla behöver inte uppfinna hjulet själva. Det vi har gjort kan man inspireras av i kommuner oavsett storlek, tror Carolina.

Alvesta kommun delar även med sig av sina erfarenheter i AV-Media Kronobergs regionala nätverk för kommunernas IT-samordnare.

Nu väntar kommunen på vad som händer med den nationella IT-strategin och förändringar i kursplanerna som ligger på regeringens bord. Det kommer att påverka kommande satsningar.

ÅSA KARLSSON
AV-Media, Region Kronoberg
E-post: asa.m.karlsson@kronoberg.se

Referens
Carolina Sanderberg har skrivit magisteruppsatsen ”Samarbete mellan IT-avdelning och verksamhet – en litteraturstudie om hinder och möjliggörare” som examensarbete inom magisterprogrammet Lärande, kommunikation och IT på Göteborgs universitet.
Länk: bit.ly/2kzavMF

Fakta om Alvesta
Antal invånare: ca 20 000
Antal skolor: Sju kommunala grundskolor, Alvesta särskola samt Alvesta Resursskola. Allbo lärcenter med gymnasiets IM-program samt vuxenutbildning och SFI. En friskola, sex förskoleområden och två fristående förskolor.
Antal elever: F-9 ca 2 500, Förskola ca 1 100, Övriga ca 700
Antal skolledare: 16 skolledare i skola och 7 förskolechefer
Politiskt styre: Socialdemokraterna, Centerpartiet och Miljöpartiet