Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

Intranät och virtuella lärmiljöer

Hur har det gått med Lerums intranät? Bosse Andersson har tidigare nummer av Datorn i Utbildning beskrivit hur skolorna Lerum arbetat med idé-och förstudier för ett intranät för elever och personal i kommunens skolor. Lerum valde slutligen att satsa på ett skräddarsytt system för kommunen som nu upphandlats.

Utgångspunkten för vårt arbete i Lerum har varit att skaffa ett intranät som passar våra lokala behov avseende pedagogik, metodik, budget och teknisk infrastruktur. Det som ekonomiskt möjliggjort projektet är de medel vi i kommunen fått genom Itis strukturbidrag. Projektresan har hittills inte varit helt enkel och i stället för beräknade ett år har vi nu snart arbetat i två år.

I efterhand kan vi se fördelar med att projektet tagit längre tid än beräknat. Organisationen som helhet är nu mer mogen för intranätet, behoven och efterfrågan bland kollegor, skolledning och elever är större, vi har haft grupper av lärare och elever som testat egenutvecklade intranätsliknande miljöer, vi i projektgruppen har för varje dag som projektet pågått fått ny kunskap om frågor som berör intranät.

problem och lösningar
Vi har nu skrivit kontrakt med en leverantör och i samband med höstterminens start ska vi kunna använda vårt intranät.

En stående fråga när jag möter kollegor från andra kommuner i landet är: Vad har ni köpt in?

Jag kan förstå frågan – men egentligen är inte märket på intranätet eller namnet på företaget som levererar systemet intressant. Det som är av mer intresse är vilka funktioner som ingår, hur de är anpassade till vår pedagogiska och organisatoriska verksamhet, vilka behov tror vi att intranätet kommer att tillfredställa, vilka problem har dykt upp under resan, hur löser vi kopplingarna till vår interna server och de elevadministrativa systemen och vad kostar hela kalaset?

Ett problem vid den här typen av projekt där vi upphandlat ett skräddarsytt system för vår verksamhet är att beräkna vad det kommer att kosta? Ett annat problem är reglerna för offentlig upphandling. Och ett följdproblem till detta blir hur man handskas med IT-företag och konsulter som i de flesta fall vill arbeta på något som liknar löpande räkning.

I vårt upphandlingsunderlag till leverantörerna specificerade vi de funktioner som vi kommit fram till i vår förstudie. Vi angav dem som ”ska krav” – det vill säga de skulle vara med i den offererade lösningen och det skulle finnas en prislapp på dem. Detta för att kunna jämföra de olika leverantörernas anbud.

Vi förstod i förväg att alla våra krav och funktioner antagligen inte skulle rymmas i vår budget varför vi i upphandlingsunderlaget angav två prioriteringsgrader. Detta i syfte att kunna stoppa och nöja oss med funktionerna i prioritetsgrad ett. Dessutom visade det sig i förstudien att de elevadministrativa systemen var föråldrade och planer fanns på att byta ut dem. Därför fick vi lägga planerna på att integrera dessa system med intranätet på is och de hamnade naturligt i prioritetsgrad två.

hur formulera krav?
I formulerandet av kravspecifikation och värderingen av de olika anbuden ställs man i alla frågor inför val av prestanda och funktionalitet i förhållande till kostnad. Det gäller allt från krav på singellogon eller inte, finesser i forum, chatrum, förfiningen av sökfunktioner, layout och gränssnitt till utformandet av servermiljön.

Förutom att i upphandlingsunderlaget beskriva den funktionalitet som krävs av intranätet är det lika viktigt att be leverantörerna att uppskatta vilka drifts- och underhållskostnader som deras respektive lösningar kräver.

Andra relevanta kostnader förutom investeringskostnaderna är olika lösningars krav på administration och utbildning av användarna och eventuella licenskostnader för mjukvaran.

En av våra grundbultar är att intranätet ska behöva minimal administration i drift. Det ska inte behövas centrala administratörer som tilldelar rättigheter och lägger in information utan intranätet ska vara självadministrerande i så hög grad som möjligt. Dels för att användarna inte ska behöva vänta på att få saker gjorda eller inlagda i intranätet dels för att tjänster till administratörer kostar pengar.

att handskas med IT-branschen
Hur såg de anbud ut som vi fick in? Var de lätta att jämföra och bra beslutsunderlag?

Vi fick in totalt tretton anbud där den angivna slutsumman varierade mellan 300 000 och 2,2 miljoner kronor. Av de tretton uppfyllde majoriteten inte våra ”ska krav” så de kunde läggas direkt i papperskorgen. En allmän bild av anbuden är att de flesta var slarvigt skrivna och det slutgiltiga priset inte framkom i offerten. Många angav en del som fast pris men resten ville man ha på löpande räkning. Till exempel så var inte kostnaden för projektledning och installation angivna i ett fast pris i flera av anbuden. Dessa offerter blev då svåra att jämföra och givetvis kan vi inte köpa in något om vi inte har en prislapp på slutsumman.

Till viss del kan vi förstå problemet att räkna på jobb som inte är standard samt att våra specifika krav för skolmiljön i vissa fall kunde tydas på olika sätt. Ett allmänt råd är annars att det är vi inom skolan som ska formulera våra krav och behov och det är leverantörernas jobb att föreslå lämplig lösning och sätta en prislapp på den.

Vad vi fick göra var att bjuda in några anbudsgivare för kompletterande intervjuer. De fick där förtydliga och förklara sina lösningar samt ge ett fast pris på dem.

IT-företag i allmänhet lever inte på att leverera produkter utan på att debitera timmar för sina konsulter. En tendens i många av de anbud som vi fått i Lerum är att flera företag dragit ut på förstudiefasen och att workshops blivit ett mode. En viktig fråga att ställa i en kommun innan man accepterar en offert från ett konsultföretag är: Vilka delar kan vi klara av själva? Vilken egen kompetens har vi? Vad kan vi lära av andra kommuner och skolor?

betala för rätt saker
De flesta av funktionerna som ska finnas i ett intranät: publiceringsmallar, sökmotorer, anslagstavlor, diskussionsforum och chatrum, är standardprodukter som det finns fria skript till eller som tredjepartsleverantörer tillhandahåller. Det finns ingen anledning att betala ett företag för att deras programmerare ska sitta och snickra ihop egna lösningar av standardfunktioner. I regel har IT-företagen också samlat på sig skript för dessa funktioner. Vad som kostar är gränssnitt och grafiklösningar samt anpassningen av funktionerna till kommunens server- och systemmiljö samt de specifika önskemålen till skolmiljön.

Lärdomar från kontakter med branschen är att i teknikfrågor finns det alltid en mängd uppfattningar nästan lika många som det finns konsulter.

Vissa anser att problemet med att få en inloggning för alla våra system – e-post, hemkatalogerna på den interna servern och intranätet – från Internet går att lösa men kostar astronomiska summor, medan andra menar att det går att lösa relativt lätt och billigt. En del ser säkerhet och brandväggsfrågorna som näst intill olösliga medan andra anser att det inte är några problem. Vissa föredrar en stor server, medan andra förespråkar en mängd små servrar istället.

Ett sätt att minimera riskerna att betala för mycket eller att köpa ”fel” lösning är att prata och diskutera med så många olika personer i branschen som möjligt.

vad ryms i en miljon
Vi får en lösning som bygger på att 10 000 elever och personal via Internet och en webbläsare ska kunna logga in i sina individuella rum på intranätet. Där kommer de att ha tillgång till sina filarkiv som finns bakom kommunens brandväggar, sin e-post, anslagstavlor, mallar för publicering av dokument till html, sökfunktioner för dokument som finns publicerade för sökning bland alla skolor och länkar till de rum som varje medlem är inbjuden eller har behörighet till.

Personal ska kunna skapa rum till sina kurser, till grupper av elever eller till funktioner som rum med elevlistor, protokoll och dylikt. Till rummen ska diskussionsforum och chatrum kunna skapas. Elever ska ha tillgång till en funktion med respons från lärarna i elevens olika ämnen och kurser. Personalen får en funktion i sina rum för att skriva upp och hålla reda på de timmar som hon/han arbetat.

Leverantör av vårt intranätet blev slutligen Frontec vars lösning bygger på ett koncept som de kallar ”Fine tools”. Det är ett system som bygger på användning av tillämpliga delar av lösningar och moduler som företaget arbetat fram i sina lösningar för olika kunder. De kommer att använda tredjepartsleverantörer för bland annat chatfunktionen samt bygga vissa lösningar som är specifika för vår skolmiljö till exempel responsrapporterna och personalens arbetstidsrapporter.

Gränssnitt och grafik kommer också att anpassas efter våra behov. De tekniska lösningarna för en inloggning (singellogon), säkerhetsaspekter och servrar ska avpassas till vår nuvarande miljö och resurser. Intranätssystemet är konstruerat så att det kan byggas på efterhand som nya behov och resurser tillkommer. Nya pedagogiska verktyg och applikationer ska kunna dras till rummen.

nästa fas
I fas två kommer vi att söka lösningar på kopplingar från de administrativa systemen. Som exempel önskar vi att elevernas individuella studieplaner på gymnasiet hamnar i respektive elevs rum. Direkt när en lärare satt betyg på en kurs ska studieplanen automatiskt uppdateras i elevens rum. Kopplingar från ekonomi-och lönesystemen är också önskvärda.

Vi har som mål att intranätet ska bidra till att öka hela skolorganisationens lärande. Att alla lärare och elever ska kunna arbeta i och med stöd av virtuella klassrum, att överspridning av kunskap och information mellan olika grupper ska underlättas i kommunen, att administrativ-och ledningspersonal får ett verktyg som förenklar och förbättrar deras arbetsuppgifter med mera. Föräldrar ska också får möjligheter att besöka vissa arenor i intranätet och vi pratar då om att intranätet också har extranätsfunktioner.

Prislappen för oss i Lerum hamnar på drygt en miljon kronor i investeringskostnad för intranätssystemet. Är det inte en onödig investering när många av funktionerna finns att hämta gratis på Internet och det kontinuerligt skapas nya tjänster för samarbete, kommunikation och publicering på Internet? Tyvärr fungerar inte det om man vill ha ett intranät för all personal och elever i kommunens skolor som knyter ihop individ-, grupp-, arbetslags-, skolenhets-, förvaltnings- och kommunnivå både avseende den pedagogiska och den organisatoriska miljön. Det vi i Lerum betalar för är inte standardfunktionerna i intranätet utan anpassningen till vår specifika pedagogiska, administrativa och tekniska miljö.

intranät och skolutveckling
Vi har en lång och krokig väg kvar på resan för att intranätet ska kunna lösa de problem och tillfredställa de behov som vi vill. Till stor del handlar ett intranätsprojekt om att arbeta med skolutveckling och förändring vilket alla i skolvärden vet är en komplex och komplicerad historia.

En naturlig förlängning till de olika skolintranät som nu finns eller planeras runt om i landets kommuner är en brygga dem emellan. När allt fler elever, lärare, skolledare och administrativ personal har miljöer för samarbete och problemlösning lokalt bör det finnas möjligheter att vid behov kunna dela erfarenheter med kamrater eller kollegor runt om i landet.

Grupper som vill lära mer av andra och dela med sig av sina erfarenheter. Det kan vara IT-ansvariga som håller på med intranätsprojekt, elevvårdspersonal som söker strategier mot mobbing, rektorer som söker sig fram i sin roll som ledare, poesiintresserade elever som har en skrivargrupp och så vidare. En form för detta kan vara webbplatser i form av ”learning communities” – lärgemenskaper. Frågan är vem som ska initiera, skapa och administrera detta: Är det vi på det lokala planet, privata företag eller nationella organisationer som skolverket och kommunförbundet?

Bosse Andersson
Lerums Gymnasieskola
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se