Av: Gunilla Celén
E-Post: gunilla.celén@ljunga.savsjo.se

Konsten att välja rätt it-stöd

Bästa schemaprogrammet, bästa frånvarosystemet, bästa stödet för IUP. Gunilla Celén skriver om möjligheterna och hindren när en mindre kommun ska utöka sitt it-stöd. Även om man gärna vill plocka de bästa bitarna ur godispåsen är det inte alls säkert att det går.

Mer och mer av lärararbetstiden utgörs av administration, vilket definitivt kan vara en bra sak. Att man som pedagog på allvar analyserar enskilda moment eller resultat och ägnar sig åt en stunds begrundan är positivt. Fast det tar tid.

Om varje enskild lärare klottrar ner lite här och lite där angående sitt ämne är det svårt att se mönster. Har man lite dålig pejl på hur frånvaron sett ut för den enskilda eleven totalt sett så saknar man också en viktig del för analysen. Man skulle vilja ha all data samlad så att man enkelt kan gå in och få en överblick över enskilda elever eller hela elevgrupper. Det är också en stor fördel att kunna plocka fram avidentifierade statistikuppgifter för kvalitetsarbetet på skolan eller i hela kommunen.

Många kommuner har köpt in ITstöd för detta, ett eller flera verktyg som enkelt samlar ihop elevernas resultat och frånvaro. Enkelt? Den som är satt att välja och vraka bland alla erbjudanden som väller in över ens kommun inser snabbt att enkelt, det är det i varje fall inte.

ingen klarar allt
På en mässa hösten 2006 menade en av föredragshållarna att den tiden är förbi när man kunde hitta den ultimata leverantören. Numera gäller att plocka pusselbitar. Ingen leverantör klarar alla de krav en modern IT-mogen kommun ställer, sades det. Den ena leverantören är expert på IUP, den andra är en mästare på att göra schemaprogram. Den tredje är bra på frånvarosystem. Om man köper deras schemaprogram vill säga. Fast det var inte samma som det där andra företaget som hade det där bra schemaprogrammet, eller var det det?

Och om man vill slippa sitta och knacka in samtliga elever för hand är det ju bra om det man köper in kan kopplas till det elevregisterprogram som kommunen redan äger. Det är ingen enkel historia att bara byta ut registret, även om man vill. Ponera att kommunen haft all administrativ personal på kurs för att lära sig det befintliga systemet. Då kan man tänka sig att det är, om än inte omöjligt, så i alla fall känslomässigt besvärligt att byta. Dessutom är det så stora och dyra system att inköp av dem måste föregås av upphandling.

lita på grannen
Hur gör man då om man vill ha ett bra IT-stöd för administrationen kring eleverna och slippa sitta och föra alla data för hand i pärmar? Det finns ju flera vägar att gå. Ett sätt är att satsa pengarna på någon av de största leverantörerna och förutsätta att de är störst för att de är bäst. En annan väg är att för enkelhetens skull köpa samma som grannkommunen och hoppas på att de lagt ner ett gediget arbete på att finkamma marknaden, utvärdera och köpa in de system som fungerar bäst.

För att spara pengar kan man köpa in ett billigt system från enmansföretaget och hålla tummarna för att personen bakom företaget inte tänkt gå i pension på ett tag. Är man en stor kommun köper man in från flera leverantörer och testkör under en period. Den lilla kommunen som inte har en stab av experter och som dessutom redan sitter på ett elevregisterprogram tvingas kanske inse att några dörrar redan slagit igen. Några av dörrar var dessutom stängda redan från början eftersom leverantörens priser var alldeles för höga. Andra dörrar slår igen allt eftersom på grund av bristande kompatibilitet med befintliga system.

Det kanske är att ställa för höga krav att kommunerna ska kunna köpa in det administrationsverktyg som passar bäst och att programmen ska vara gjorda så att de kan anpassas till de system som finns i botten. Det är ju inte som att köpa godis i lösvikt precis. Men visst vore det bra? Om verktyget dessutom är webbaserat och härbärgeras på leverantörens servrar skulle det väsentligt förenkla beslutsfattandet för den lilla kommunen.

fram med pennan
Det finns alltid argumentet att man skulle spara värdefull lärararbetstid med ett bra it-stöd för administration av elevstatistiken. Det argumentet känns ibland lite ihåligt när man ser priset för en del fantastiskt bra system. Det tar också tid bara att sätta sig in i alla olika system som står till buds för att kunna avgöra vad man ska satsa på. Tid som en liten kommun kanske lika gärna kunde använda till att sköta administrationen på gammaldags vis?

Nu är det väl ingen som på allvar skulle tycka att skolan på 2000-talet klarar sig lika bra med papper och penna, men tanken kan nog locka. Mervärdet, till exempel i form av bättre överblick, som ett kraftfullt it-baserat administrationsverktyg ger får vägas mot kostnaderna för att köpa in och implementera det.

Det senare, själva implementeringen, är nog så viktigt. Att köpa in rätt verktyg är bara första steget. Verktyget bör vara enkelt och rent i layouten och så pass intuitivt att det är smidigt att lära sig. Men man måste också satsa en slant på utbildning och lägga upp en bra strategi för att få igång användningen. Annars slutar det kanske i alla fall med att det blir ratat av pedagogerna eftersom det är för krångligt att sätta sig in i. Och det var knappast avsikten.

Gunilla Celén, lärare och utvecklingsledare, Sävsjö
E-Post: gunilla.celén@ljunga.savsjo.se